La présente notice d’information a pour objectif de vous informer sur la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées, traitées et protégées dans le cadre de nos prestations de services, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après le « RGPD ») et à la loi luxembourgeoise du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données.

La présente notice s’applique à toute personne physique dont les données sont collectées par MGSI dans le cadre de ses services de conseil et/ou de ses services de délégué à la protection des données (DPD), qu’il s’agisse du Client ou de ses représentants, au sens des conditions générales de prestations de services de MGSI.

Vos données peuvent être collectées directement auprès de vous ou nous être transmises par votre employeur ou toute entité vous ayant mandaté dans le cadre de la relation contractuelle.

1. Identité du responsable de traitement

MGSI S.à r.l., société à responsabilité limitée de droit luxembourgeois, immatriculée au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B192771, dont le siège social est situé au 52a Waistrooss, L-5495 Wintrange, Luxembourg, représentée par Mélanie Gagnon, en sa qualité de gérante (ci-après « MGSI »).

2. Les données traitées

Dans le cadre de notre relation contractuelle, nous sommes susceptibles de traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification personnelle : nom, prénom, adresse postale, fonction, société, département ;
• Données d’identification électronique : numéro de téléphone, adresse e-mail ;
• Données financières : coordonnées bancaires, informations de facturation ;
• Données relatives à la mission : informations communiquées dans le cadre de l’exécution des Services (comptes rendus, correspondances, documents de travail).

3. Finalités et bases légales du traitement

Nous utilisons vos données aux fins suivantes :

• Gestion de la relation contractuelle et exécution des Services — base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD). Ce traitement est nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles respectives, notamment la gestion et le suivi de la mission, la facturation, la traçabilité et la preuve des travaux, ainsi que la gestion des réclamations.
• Envoi de notre newsletter — base légale : intérêt légitime de MGSI (article 6.1.f du RGPD). L’intérêt légitime poursuivi est la communication sur nos activités et la fidélisation de notre clientèle. Vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir section 8).
• Archivage et éléments de preuve — base légale : intérêt légitime de MGSI (article 6.1.f du RGPD). L’intérêt légitime poursuivi est la conservation de la documentation nécessaire à la démonstration de l’exécution de nos missions, à la traçabilité de nos recommandations et au respect de nos obligations professionnelles.

4. Durée de conservation de vos données

Vos données à caractère personnel relatives à l’exécution du Contrat sont conservées pendant une durée de dix (10) ans à compter de la fin du Contrat, conformément aux obligations légales de conservation et aux obligations professionnelles applicables. Au-delà de cette durée, vos données sont supprimées ou anonymisées.

Vos données utilisées pour l’envoi de notre newsletter sont conservées pendant trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale, sauf si vous acceptez de la recevoir pendant une durée plus longue.

5. Localisation des données

Nous conservons vos données à caractère personnel au sein de l’Union européenne.

6. Sous-traitance et destinataires

Nous sommes susceptibles de partager vos données à caractère personnel avec :

• nos collaborateurs externes (consultants, sous-traitants) intervenant dans le cadre de la réalisation des Services, soumis à des obligations de confidentialité ;
• notre cabinet d’avocats partenaire, lorsque la mission nécessite une analyse ou un conseil juridique relevant de la profession réglementée d’avocats ;
• nos fournisseurs d’outils et de plateformes numériques (hébergement, messagerie, gestion documentaire, collaboration), en qualité de sous-traitants, dans la mesure nécessaire à la réalisation des Services.

Ces destinataires sont soumis à des obligations de confidentialité et de protection des données.

7. Sécurité de vos données

MGSI met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l’article 32 du RGPD. Ces mesures visent à protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute divulgation, altération ou destruction accidentelle ou illicite.

8. Vos droits

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir confirmation que nous traitons vos données et en obtenir une copie ;
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
• Droit à la limitation : demander que nous limitions certains traitements dans les cas prévus par le RGPD ;
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
• Droit d’opposition : vous opposer à tout moment au traitement fondé sur l’intérêt légitime, notamment à la réception de notre newsletter en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans chaque envoi ;
• Droit d’introduire une réclamation : introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), l’autorité de contrôle luxembourgeoise.

9. Contact

Si vous avez des questions relatives à la présente notice ou à vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

• Par e-mail : privacy@mgsi.lu
• Par courrier : MGSI S.à r.l., 52a Waistrooss, L-5495 Wintrange, Luxembourg