Le RGPD et le droit d’accès
Le droit d’accès est renforcé par le RGPD.
Le responsable du traitement doit :
- Informer les personnes concernées sur l’existence de leur droit d’accès ;
- Donner accès aux personnes concernées par le biais de modalités pratiques (formulaire, coordonnées), pour qu’elles exercent leur droit d’accès facilement ;
- Mettre en place des procédures internes pour le traitement des demandes de droit d’accès ;
- Prévoir des modalités de réponse auprès des personnes concernées qui soient compréhensibles, accessibles, formulées en des termes clairs et simples.
Qui peut effectuer cette demande ?
Ce droit peut être exercé personnellement par la personne concernée ou par son mandataire.
Pour exercer ses droits, le demandeur doit justifier de son identité. Par principe, cette justification peut intervenir « par tout moyen ». Ainsi, il n’est pas nécessaire de joindre une photocopie d’un titre d’identité en cas d’exercice d’un droit dès lors que l’identité de la personne est suffisamment établie.
Néanmoins, si le responsable de traitement a un « doute raisonnable » sur l’identité du demandeur, il peut lui demander de joindre tout autre document permettant de prouver son identité. En revanche, il ne peut pas exiger systématiquement ces pièces justificatives, lorsque le contexte ne le justifie pas.
Les délais pour répondre à une demande
Selon l’article 12 (3) du RGPD, le responsable de traitement est tenu de répondre dans les meilleurs délais à une demande de droit d’accès, dans un délai maximum d’un mois. Cependant, une possibilité de prolonger de deux mois ce délai est prévue, « compte tenu de la complexité et du nombre de demandes », à condition d’en informer la personne concernée dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande.
Les modalités de la communication des données
La CNIL a aussi spécifié les moyens de communication des données. Les demandes peuvent être faites sur place ou par écrit (voie postale ou électronique).
Les refus
Elle a également indiqué que si le responsable de traitement ne donne pas suite à une demande, il doit motiver sa décision et informer le demandeur des voies et des délais de recours pour contester cette décision.